Les collectivités territoriales voient peu à peu leurs responsabilités s’étendre tandis que les exigences en matière de transparence et d’efficacité de leur action ne cessent de s’accroître. En croisant des données jusqu’alors cloisonnées, les outils décisionnels permettent d’identifier les leviers de l’efficacité, fournissent les éléments statistiques nécessaires à la prise de décision et enrichissent le travail quotidien des agents. Quatre chantiers prochains pourraient grandement bénéficier de la mise en place de tels outils : la généralisation du RSA1, la prise en charge de la dépendance, la gestion des équipements et la réforme de la protection juridique des personnes majeures.
Le mouvement de décentralisation engagé au début des années 1980 ne cesse de s’amplifier avec un transfert croissant de responsabilités et de budgets de l’État vers les collectivités territoriales. À ces nouvelles missions s’ajoutent des exigences de plus en plus fortes en matière de transparence et d’efficacité de la dépense. Élus locaux et responsables administratifs ont donc un besoin accru d’outils leur permettant d’optimiser leurs investissements, d’étayer leurs décisions et, si nécessaire, d’être en mesure de les justifier a posteriori. Les applications de Business Intelligence (BI) sont à même de leur fournir les informations statistiques dont ils ont besoin et c’est la raison pour laquelle elles pourraient jouer un rôle de plus en plus important dans la conduite des politiques publiques locales au cours des prochaines années.
Identifier les leviers de l’efficacité
Encore aujourd’hui, le pilotage des différents domaines d’intervention est très opérationnel, très cloisonné, et les chiffres sont rarement croisés pour en tirer des enseignements invisibles « à l’œil nu ». Par exemple, le paiement des intérêts moratoires est rarement corrélé au taux d’absentéisme puisque ces chiffres dépendent de directions très différentes. Or cette analyse peut permettre d’identifier les services sous-dimensionnés et donc de les renforcer. Comme le montre cet exemple, l’objectif de la mise en place d’un système décisionnel n’est pas de mener une brutale chasse aux coûts, mais d’identifier les leviers d’une meilleure efficacité des organisations et des crédits. Les systèmes présentent en général trois niveaux d’indicateurs, opérationnels, agrégés et stratégiques, qu’ils tirent d’un référentiel unique bâti sur des données internes ou externes (INSEE, IGN…). Suivant les sujets ou le niveau d’agrégation, les données peuvent être publiques ou communiquées uniquement à certains profils.
Enrichir le travail des agents
En offrant ainsi une vision transverse, consolidée et personnalisée, l’outil décisionnel permet d’accompagner le passage progressif d’une obligation de moyens, consistant à bien dépenser des budgets indépendants les uns des autres, à une obligation de résultats. Cependant, cette nouvelle approche n’est pas seulement motivée par des impératifs financiers et les attentes des administrés : les agents eux-mêmes y voient l’occasion d’enrichir leur activité et de se débarrasser de tâches peu motivantes et génératrices d’erreurs, comme la constitution fastidieuse de tableaux de bord, pour avoir plus de temps à consacrer à l’analyse des données. Les outils décisionnels permettent donc d’alléger le travail, de le rendre plus attrayant et motivant et d’accroître l’efficacité des services.
Valable à périmètre constant, ce raisonnement est d’autant plus pertinent dans un contexte où de nouvelles exigences vont apparaître… Dans les toutes prochaines années, les collectivités territoriales, notamment les départements, vont en effet être confrontées à une nouvelle vague de chantiers de décentralisation. À l’image du transfert du RMI2, de la mise en place de l’APA3 ou de l’intégration des TOS4, ces initiatives vont élargir les attributions et créer de nouveaux impératifs. Plus que jamais, un pilotage global sera nécessaire afin d’absorber ces besoins et d’en optimiser la gestion. La mise en œuvre d’outils de Business Intelligence pourrait alors s’avérer déterminante dans la réussite de ces programmes.
1. La généralisation du RSA
Le premier des chantiers auquel doit se préparer les départements est la généralisation du RSA. En test jusqu’à fin 2008 dans 34 départements, il devrait ensuite entrer en vigueur sur l’ensemble du territoire. Même si ses modalités exactes restent encore à déterminer, son impact est estimé à 11 milliards d’euros. À l’heure actuelle, les dépenses sociales (RMI, APA, aide sociale à l’enfance) comptent déjà pour plus de 50 % du budget des départements, ce qui montre toute l’importance de les piloter avec finesse. Pour cela, les outils de Business Intelligence peuvent être utilisés à deux fins : d’une part, mieux gérer les budgets et les personnels dédiés à ces actions pour une efficacité optimale de la prise en charge et d’autre part mesurer l’impact des prestations sur les bénéficiaires pour adapter les politiques.
2. La prise en charge du 5e risque
Deuxième chantier d’ampleur, la mise en œuvre de la 5eme branche de la Sécurité Sociale pour la prise en charge du handicap et de la dépendance. Les départements vont devoir être en mesure d’établir des tableaux de bord permettant de recenser les places disponibles, d’optimiser le remplissage des établissements et d’allouer les ressources nécessaires. Un des intérêts des outils décisionnels est leur capacité à prendre en compte les informations issues de différents systèmes et de réaliser des simulations. En l’occurrence, il serait possible de s’appuyer sur les données provenant des Systèmes d’Information Géographiques (SIG) pour détecter les bassins de populations vieillissantes et prévoir l’évolution des capacités d’accueil.
3. Les parcs d’équipement
La gestion du parc d’équipements des DDE5 constitue un troisième enjeu important. De plus en plus, les collectivités territoriales doivent arbitrer entre faire et faire faire. Bien souvent, les décisions doivent intégrer des éléments de contexte et ne sauraient être prises sur la seule base d’un coût global. Concernant le matériel d’entretien de la voirie (faucheuses, saleuses, chasse-neige…), il faut par exemple en connaître le taux d’utilisation, les niveaux d’obsolescence ou le coût au kilomètre, mais aussi le résultat des interventions. Établir ce type de chiffres donne par ailleurs des possibilités de comparaison avec d’autres départements similaires. C’est aussi un moyen de démontrer le service rendu à la collectivité. Afficher de bons indicateurs peut être un bon vecteur pour renforcer l’attractivité territoriale.
4. La protection juridique des personnes majeures
Enfin, la réforme de la protection juridique des personnes majeures entrera en vigueur en 2009. La gestion de la tutelle et de la curatelle va nécessiter un investissement important en personnels, en matériels et en crédits. En particulier, les travailleurs sociaux vont devoir accéder au système d’information, le plus souvent à distance. Ils vont donc avoir besoin d’outils et de procédures permettant le travail nomade afin de pouvoir rester autant que possible sur le terrain. Les outils décisionnels modernes s’appuient sur des technologies qui permettent cette ouverture tout en maintenant les niveaux de sécurité indispensables étant donné la confidentialité des données manipulées.
Les clés de la réussite d’un projet de Business Intelligence
On le voit, les applications de Business Intelligence peuvent jouer un rôle fondamental dans la modernisation des services publics locaux et tout particulièrement dans la réussite de la prise en compte de leurs nouvelles attributions. Leur mise en œuvre nécessite trois étapes : premièrement, une refonte des processus métier, qui doivent intégrer les nouvelles possibilités offertes par les outils et redéfinir les rôles de chacun ; deuxièmement, une mutualisation des moyens pour pouvoir tirer au maximum parti des ressources disponibles ; troisièmement, une conduite du changement adaptée.
Un sponsor du projet au plus haut niveau est un élément indispensable du succès d’une démarche décisionnelle car elle est le plus souvent initiée par les besoins de gestion des métiers et non par l’informatique. En outre, une bonne appropriation de l’outil par tous les utilisateurs est indispensable. Pour réussir ces projets, Bull déconseille d’ailleurs les approches big bang et recommande de procéder de façon incrémentale et itérative. Les premières briques, déployées sur des périmètres restreints, où l’impact potentiel est le plus fort et où les équipes sont les plus demandeuses, vont s’enrichir avec l’usage mais aussi servir d’exemple pour les extensions à d’autres domaines. Passé ces premiers pas, les équipes gagnent en autonomie et le prestataire, qui a accompagné les débuts, peut prendre du recul.. Il faut prévoir des solutions très ouvertes et évolutives, par exemple avec des zones de réserve dans les entrepôts de données, car les systèmes doivent être pérennes tout en ayant la capacité de s’adapter aux évolutions législatives.
Partenaire de longue date des collectivités territoriales, Bull a la double culture fonctionnelle et technologique indispensable pour mettre en place de tels systèmes, ayant développé au fil des projets des méthodes, des outils et de bonnes pratiques garantes de leur succès. Il s’agit notamment de recueillir le besoin, de formaliser les axes d’analyse et les indicateurs clés et de mettre en place la solution. Bull est ainsi en mesure d’accompagner les collectivités sur le pilotage opérationnel et stratégique et jusqu’à l’évaluation des politiques publiques.
1RSA (Revenu de Solidarité Active) garantit un revenu décent qui tient compte des revenus de l’activité professionnelle et des charges de la famille
2RMI : Revenu Minimum d’Insertion
3APA : Allocation Personnalisée d’Autonomie
4TOS : personnels Techniques, Ouvriers et de Service
5DDE : Direction Départementale de l’Equipement
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